Työn tehokkuus it-alalla – mistä se on kiinni?
Työn tehokkuus it-alalla tarkoittaa meille enemmän kuin vain työnsä hyvin tekemistä. Se tarkoittaa kykyämme saada merkityksellisiä tuloksia mahdollisimman vähällä resurssien käytöllä ja vaivalla.
Työn tehostaminen ei ole aina helppoa, mutta se on ehdottomasti mahdollista ja sen tulokset ovat vaivan arvoisia. Voimme tehostaa it-alan työtä hyödyntämällä älykkäitä teknologioita ja menetelmiä, tukemalla tiimityötä ja kehittämällä jatkuvasti työntekijöiden osaamista. Hallinnan järjestelmällisyydellä ja hyvällä työilmapiirillä on myös merkittävä rooli tehokkuuden optimoinnissa.
Älykkäiden teknologioiden ja menetelmien hyödyntäminen
It-alalla työntekoa voi tehostaa älykkäillä menetelmillä ilman, että se vaatii raskasta työskentelyä. Näitä ovat esimerkiksi:
Pilvipalvelut: Pilvipalvelut mahdollistavat resurssien joustavan skaalautuvuuden, mikä on erityisen hyödyllistä vaihtelevissa työkuormissa. Lisäksi ne parantavat työntekijöidemme yhteistyötä ja mahdollistavat helpon pääsyn työkaluihin ja tiedostoihin mistä tahansa, mikä on erityisen tärkeää globaalissa ja etätyötä tekevässä ympäristössä.
Tekoäly: Tekoäly tarjoaa meille syvällistä data-analyysiä ja automatisoi rutiinitehtäviä. Ennustamme sen tulevaisuudessa hoitavan tiettyjä hallinto- ja ohjelmointitehtäviä merkittävässä määrin automaattisesti. Tämä vaikuttaa siihen, miten me ja muut yritykset sekä yhteiskunta hyödyntää uusia työvälineitä työn tehokkuuden parantamiseksi.
Ketterät menetelmät: Esimerkiksi Scrumissa sovimme tavoitteet ja priorisoinnit jokaiselle sprintille, ja Scrum Master suunnittelee tiimille sopivan määrän työtä kuhunkin sprinttiin. Näin voimme oppia virheistä nopeasti ja suunnata tavoitteet uudelleen. Tämä vähentää hukkaa ja poistaa projektin etenemisen esteitä.
Näiden menetelmien avulla voimme parantaa ajanhallintaa, mahdollistaa joustavan työskentelyn ja vähentää manuaalista työtä. Näin meille kaikille it-alan osaajille jää enemmän aikaa luovuutta ja asiantuntemusta vaativiin tehtäviin.
Hallinnan järjestelmällisyydellä iso merkitys
Yritystasolla ja projektitasolla tapahtuva hallinnan järjestelmällisyys vaikuttaa olennaisesti it-työmme tehokkuuteen. Kun jaamme tehtävät pienempiin osiin, otamme vastuuta, asetamme realistiset deadlinet ja seuraamme työn etenemistä aktiivisesti, parannamme tehokkuutta.
Yritysjohdon tulee ohjailla ja seurata työn tehokkuutta esimerkiksi projektitoimiston, projektisalkkujen mittareiden ja raporttien, strategian toteutumisen mittareiden ja raporttien, OKR-menetelmän, työtä tukevien prosessien ja ohjeistusten sekä asiakastyytyväisyyskyselyiden avulla.
Projektitasolla projektipäällikkö on se, joka seuraa aktiivisesti työn etenemistä ja raportoi siitä projektin ohjausryhmälle.
Tiimityön imu parantaa työstä suoriutumista
Kun viihdymme työssä, suoriudumme siitä paremmin. Kun töihin ja tiimiin on kiva tulla aamulla, työpäivämme alkaa paremmin ja työn teho on suurempi. Tämä pätee riippumatta siitä, työskentelemmekö toimistolla tai etätyöpisteessä.
Jokainen tiimin vetäjä voi parantaa tiimiläisen työsuoritusta kiinnittämällä huomiota hänen motivointiin. Seuraavassa listaan omia vinkkejä:
- Huomioi tiimiläisten onnistumiset ja anna heille rakentavaa palautetta.
- Kannusta tiimiläisiä jatkuvaan oppimiseen ja kehittämiseen.
- Varmista, että tiimiläisillä on tarvittavat resurssit ja työkalut työnsä suorittamiseen tehokkaasti.
- Luo avoin ja luottamuksellinen työympäristö, jossa tiimiläiset voivat ilmaista ideoitaan ja kysyä kysymyksiä.
Hyvä motivaatio kannattelee työntekijän vireystilaa ja mielenkiintoa työn alla oleviin tehtäviin, mikä tukee tavoitetta tehdä mielekästä työtä ja saada siitä sopiva rahallinen korvaus.
Osaamista kehittämällä löytyy työkaluja työn tehostamiseen
Projektipäällikön työurani ohessa olen aktiivisesti hankkinut lisää osaamista projektinhallinnan eri osa-alueilta sekä yrityksen taloushallinnosta. Olen hyötynyt paljon erilaisista kursseista, SIG-ryhmien toiminnasta ja kollegoiden kanssa keskustelusta esimerkiksi Projektipäivillä.
Lisäksi mentoroinnilla on ollut oma roolinsa ammatillisessa kehityksessä ja olen toiminut myös itse mentorina. Olen huomannut, miten paljon vuosien varrella on kertynyt erilaista piilevää tietoutta ja osaamista. Se on itselle itsestään selvää, mutta vastavalmistuneelle tai työuransa alussa olevalle uutta ja huomaamatonta. Siksi mentorointi voi nostaa työn tuottavuutta merkittävästi.
Avainosaamisen määrittelyllä on suuri merkitys
Kun projektissa on kiire saada nopeasti osaavia asiantuntijoita tiimiin, olen huomannut, että avainosaamisen tarkalla määrittelyllä on valtavan suuri merkitys. Mitä tarkemmin määrittelemme projektimme tarvitseman osaamisen, sitä nopeammin löydämme oikeat asiantuntijat projektiin, ja vältymme turhilta haastatteluilta.
Haastattelen projektitiimin jäsenet ennen valintaa, jotta myös asiantuntija voi esittää kysymyksiä projektista. Samalla voin kertoa hänelle projektin ylätason tehtävistä ja tavoitteista, sekä yhdessä varmistaa, että projektin osaamisvaatimukset täsmäävät. Näin vältymme tilanteelta, jossa asiantuntijan osaaminen ei täysin vastaa tarpeita. Vaikka kokematon oppisi uuden teknologian tai tilalle löytyisi toinen asiantuntija, menetetään silti työaikaa, ja pahimmillaan projektin budjetti ja aikataulut voivat vaarantua.
Nopea reagointi ja tarkkailu takaavat laadukkaan lopputuloksen
Kun reagoimme nopeasti osaamisen puutteisiin, hyödynnämme teknistä konsultointia tai sparrausta ja tarkkailemme projektia, varmistamme sen sujuvan etenemisen. Näin toimimalla huomaamme poikkeukset ja reagoimme pienempiinkin huolestuttaviin asioihin heti. Varmistamme näillä toimintatavoilla, että projektimme pysyy aikataulussa ja budjetissa, ja että lopputulos on laadukas.
Maarit Meskanen, Senior Project Manager, Fujitsu
Haetko projektipäällikköä? Ota yhteyttä meihin, sales@nico.fi
