Tunnetko projektien KPI-mittarit? Toivottavasti kyllä!
Projektien toteutustavat vaihtelevat, ja siksi organisaatioiden on tärkeää tunnistaa omalle toiminnalleen olennaisimmat mittarit ja seurattavat parametrit.
Useimmat organisaatiot käyttävät joitakin arviointimenetelmiä projektien onnistumisen seuraamiseen. Projektityön monimuotoisuus voi kuitenkin aiheuttaa haasteita, sillä osa hankkeista vedetään perinteisellä vesiputousmallilla ja osa ketterillä menetelmillä. Tällöin on kyettävä joustavasti mittaamaan ja hallinnoimaan toisistaan poikkeavia projektityyppejä. Siksi on tärkeää pysähtyä miettimään, mitkä ovat omalle organisaatiolle oleellisimmat mittarit ja parametrit.
Tarve, tarkoitus ja ydintekeminen ohjaavat projektin KPI-mittareiden valintaa
Arviointimenetelmän valinta riippuu organisaation tavoitteista ja kyvystä seurata ja hallinnoida hankkeita. Mittaamista ei kannata tehdä vain mittaamisen ilosta, vaan dataa tulee pystyä hyödyntämään ja mittaustulosten johtaa korjaaviin toimenpiteisiin. Liian isoa kakkua ei kannata haukata kerralla, vaan aloittaa jokaisessa hankkeessa ydintekemisestä ja laajentaa mittaristoa tarpeen mukaan.
Perinteisen vesiputousmallisen projektin hallinnassa käytetään yleensä mittareita kuten esimerkiksi:
- Talous: ylitykset, kustannustaso, kannattavuus
- Aikataulu: viivästykset, resurssit, laajuus
- Laatu: asiakastyytyväisyys, bugien määrä, käytettävyys
Budjetin yhteydessä seurataan mahdollisia ylityksiä (ja toki myös alituksia!), kustannustasoa ja kannattavuutta. Aikataulu ja viivästykset yleensä linkittyvät myös käytössä oleviin resursseihin. Laajuuden seuraus linkittyy vaatimusten seurantaan ja projektin tuottamaan laatuun, joita voivat olla asiakastyytyväisyyden lisäksi esimerkiksi bugien määrä tai käytettävyys.
Ketterien projektien hallinta vaatii erityisiä mittareita ja seurantamenetelmiä, koska lopputulos voi elää. Mittaristo vaihtelee hankkeen nopeuden ja ominaisuuksien mukaan, ja se voi keskittyä esimerkiksi tiimien suorituskykyyn tai koodikattavuuteen. Ketterän projektin hallintaan sopivia mittareita on useita, joista tyypillisimpiä ovat:
- Burndown chart: kuvaa jäljellä olevaa työmäärää suhteessa aikaan. Se on yleisesti käytetty työkalu ketterissä ohjelmistoprojekteissa, ja se sisältää erilaisia osioita kuten optimaalinen / todellinen jäljellä oleva työmäärä. Sprintin burn rate kertoo suunniteltujen versus toteutuneiden tehtävien lukumäärän.
- Nopeus (Velocity): ketterän projektin tuottavuusmittari, joka kertoo työmäärän, jonka tiimi voi tehdä yhden sprintin aikana. Tehokkuus (arvioitu ja toteutunut) voidaan laskea esimerkiksi tunteina tai tiimin käyttäjätarinalle määritetyillä pisteillä (story points). Toteumaa seuraamalla saadaan hyödyllistä tietoa ennustettaessa tulevia sprinttejä.
- Läpimenoaika: kuvaa aikaa, joka kuluu projektin tai yksittäisen nimikkeen toteutukseen.
- Työkohteen ikä: auttaa tunnistamaan backlogin hidasteet.
- Kumulatiivinen kertymä: mittaa tehtävien edistymistä kumulatiivisesti. Tasainen kertymä kertoo tiimin suoriutumisesta odotetusti, kun taas töyssyt ja kuopat kuvaavat epävarmaa ja mahdollisesti riskialttiimpaa edistymistä.
- Koodikattavuus: mittaa lähdekoodin testauksen kattavuutta esimerkiksi suhteessa kohteiden määrään, tai löydettyjen bugien määrää. Mittari on erittäin hyödyllinen laadunvarmistuksen työkalu.
- Markkinoilletuloaika: kuvaa aikaa, jossa projekti valmistuu idea-asteelta valmiiksi tuotteeksi. Tästä ei tulisi tinkiä laadun kustannuksella.
- Net promoter score: asiakastyytyväisyysmittari, jolla kuvataan kuinka todennäköisesti asiakkaasi / tuotteen käyttäjät ovat valmiita suosittelemaan tuotetta muille käyttäjille.
- Sprintin onnistumisaste: kuvaa kuinka usein tiimi saavuttaa sprintille alussa asetetut tavoitteet. Mittari auttaa ymmärtämään taustatietona esimerkiksi tiimin keskinäistä toimintaa, asiakasvaatimusten ymmärrystä sekä ovatko asetetut tavoitteet olleet realistisia.
Ulkopuolinen tuo projektien seurantaan ja arviointiin osaamista ja näkemystä
Haasteena ei useinkaan ole mittaristojen tunnistaminen, vaan nimenomaan kyvykkyys poimia joukosta omalle toiminnalle oleellisimmat. Joskus valitsemme mittariston sen mukaan, mitä haasteita projektissa on ilmennyt. Tällöin mittarit voivat kuvastaa ongelmia, mutta ne eivät välttämättä auta löytämään niiden juurisyitä. Kiireessä voi olla houkuttelevaa valita helposti mitattavia asioita, vaikka ne eivät olisikaan relevantteja. Tällöin mittarit eivät anna hyödyllistä tietoa projektin edistymisestä.
Oman organisaation projektien vetoon saatetaan myös kaivata vahvistusta. Tällöin hyvä vaihtoehto on tuoda osaaminen taloon ulkopuolelta – henkilö, jolla on kokemusta mittaristojen käytöstä erityyppisissä hankkeissa, ja kyky tuoda näkemystä hankkeiden kokonaisvaltaiseen arviointiin.
Kuulostaako tutulta? Jos koet, että teillä saattaisi olla tällainen tilanne, ota yhteyttä! Nicosta löytyvät osaajat niin toiminnan kehittämiseen kuin erityyppisten projektien järjestelmälliseen vetämiseen ja seurantaan. Autamme mielellämme teille juuri sopivimman osaajan etsinnässä.
Sitten vaan toteuttamaan ja seuraamaan!
Tarja Brusila
+358 (0)50 385 4545
tarja.brusila@fujitsu.com
Inspiroivia esimerkkejä ketterien menetelmien projektien mittareista
7 Key Metrics for Project Managers – 7pace
12 Agile Metrics & KPIs You Must Track in 2024
