Projektipäällikön ohjauksessa tekoäly on tehokas työkaveri
Tekoälyn kehitys näkyy tällä hetkellä voimakkaimmin toimistotyötä tekevillä, erityisesti niillä, jotka työskentelevät tietokoneilla. Me projektipäälliköt kuulumme tähän työntekijäryhmään.
Tänä vuonna tekoäly on ottanut ison harppauksen eteenpäin. Tehokkaat tekoälysovellukset, kuten ChatGPT, DALL-E ja Microsoftin Copilotit, ovat nousseet keskiöön. Näiden työkalujen avulla voi innovatiivisesti hyödyntää tekoälyä luovassa työssä ja liiketoiminnan kehittämisessä.
Tekoäly tehostaa ja nopeuttaa projektinhallintaa
Suurin hyöty tekoälystä projektinhallinnassa on manuaalisten työtehtävien väheneminen, mikä vapauttaa aikaa projektien johtamiseen ja päätöksentekoon. Esimerkiksi yhteenvedot ja raportit syntyvät nyt ”yhdellä tai kahdella napin painalluksella”. Tietojen peruskerääminen ja yhdistely hoituu automaattisesti nopeasti eri lähteistä, kuten tietokannoista ja erilaisista dokumenteista.
Projektin koko ja metodi vaikuttavat tekoälystä saadun hyödyn määrään, jota voi arvioida esimerkiksi laadun parantumisella, kustannus- tai ajansäästöllä, paremmalla riskienhallinnalla tai asiakastyytyväisyyden nousulla. Suurissa projekteissa ajansäästö on merkittävämpää, kun taas pienemmissä projekteissa säästö on pienempi.
Tekoäly on kehittynyt viime kuukausina niin paljon, että projektipäällikkö voi vetää jopa useampia projekteja samanaikaisesti. Tämä on mahdollista, kun tekoäly analysoi projektien edistymistä, tunnistaa riskejä ja ehdottaa toimenpiteitä reaaliajassa.
Olen sitä mieltä, että joissain tapauksissa tekoälyassistentin käyttö voi parantaa projektin laatua, sillä se tarjoaa tarkempaa tietoa ja suosituksia. Tekoäly ei kuitenkaan korvaa ihmisen vuorovaikutus- ja neuvottelutaitoja tai kykyä tehdä päätöksiä muuttuvissa olosuhteissa.
Tekoäly on näppärä kaveri ketterissä projekteissa
Tekoäly sopii erittäin hyvin ketteriin projekteihin, joissa pyritään nopeasti ja joustavasti saavuttamaan tuloksia. Se voi auttaa automatisoimaan toistuvia tehtäviä ja tarjoamaan analyysejä, mikä vähentää projektin kokonaistyömäärää ja säästää aikaa. On tärkeää, että työmääräarviot ovat realistisia ja sisältävät riskinvaran, jotta projektin haasteet ja odottamattomat ongelmat voidaan käsitellä ilman suuria viivästyksiä tai budjetin ylityksiä.
Edellytykset tekoälyn hyödyntämiseen projektipäällikön työssä paranevat jatkuvasti. Tekoälyassistentti voi toimia projektipäällikön komennossa monessa eri roolissa, kuten sparraajana, tukijana, markkinakartoittajana, tiedonkerääjänä, kirjoitus-, suunnittelu- ja dokumentointiavustajana.
Olen käyttänyt tekoälyä muun muassa asialistojen, kuvien ja dokumenttipohjien luomiseen, kirjoitustyön tukena, tietojen tarkistamiseen, taustatiedon tuottamiseen ja projektin suunnitteluvaiheen nopeuttamiseen. Tekoälyä voi käyttää myös automaattisina muistutuksina, herätteinä ja hälytyksinä. Maksulliset tekoälykokoussihteerit ja Copilotit lisäävät tehokkuutta organisaatioissa, projekteissa ja tehtävien hoidossa.
Laatu ja hallinta korostuvat tekoälyn hyödyntämisessä
Laatu ja hallinta korostuvat tekoälyn hyödyntämisessä. On tärkeää, että tekoälytyökalut ovat korkealaatuisia ja luotettavia, jotta ne tuottavat tarkkaa ja virheetöntä tietoa. Organisaatio ja projektin muutoshallinta varmistavat, että toimitukset ovat laadukkaita, tietoturvallisia sekä budjetin ja aikataulun mukaisia.
Tekoälyn tuottaman sisällön esittämistä omana tuotoksena on vältettävä, ja tietolähteet on mainittava dokumentissa. Varmistan aina, että tekoälyn tuottama sisältö on oikein ja että esitys on kattava ja huomioi projektin tavoitteet, tulokset sekä kohderyhmien tietotarpeet.
Tekoälysovellusten käyttöehtojen kanssa kannattaa olla tarkkana, eikä luottamuksellisia tietoja tule käsitellä ilman asianmukaista tietoturvaa. Asiakastietoja ei tule kopioida tekoälyassistenttiin, vaan riskit on huomioitava ja turvallisuus varmistettava. Monella yrityksellä onkin paikallinen, oma tekoälyratkaisu, jossa voi käsitellä myös luottamuksellisia tietoja.
Projektipäälliköt, ottakaa rohkeasti tekoäly avuksi!
Haluan kannustaa kollegoitani hyödyntämään tekoälyn mahdollisuuksia parantaa projektien tehokkuutta ja laatua. Tekoäly vapauttaa sinut keskittymään strategisiin päätöksiin ja projektien johtamiseen. Muista kuitenkin varmistaa tietoturva ja luotettavuus tekoälysovelluksia käyttäessäsi. Tekoäly on täällä auttamassa sinua viemään hankkeet menestyksekkäästi maaliin!
Maarit Meskanen
Kirjoittaja Maarit Meskanen on kokenut projektipäällikkö, joka on työskennellyt it-alalla vuodesta 2001 ja projektipäällikkönä 17 vuotta sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Hän on käyttänyt tekstin tuottamisessa apuna tekoälyä.
Nico ja emoyhtiö Fujitsu konsultoivat asiakkaitaan tekoälyn käyttöönottamiseksi organisaatioissa ja liiketoiminnassa. Fujitsulta löytyy palveluja eri sektoreille ja toimialoille. Nico auttaa AI-kyvykkyyden rakentamisessa. Tarvitsetko tiimiisi AI-osaajan? Haluatko varata tiimiisi projekti- tai hankevetäjän? Ota yhteyttä Nicoon!
