Blogi

Onnistuminen kansainvälisissä it-projekteissa vaatii vahvaa muutoshallinnan ja viestinnän osaamista

Tarmo Antila: Onnistuminen kansainvälisissä it-projekteissa vaatii vahvaa muutoshallinnan ja viestinnän osaamista

”Meillä on tarve projektipäällikölle, jolla on kokemusta onnistuneiden kansainvälisten it-hankkeiden vetämisestä.” Tämä yksinkertainen osaajatarve on yksi it-alan vaativimmista tehtävistä. Kansainväliset it-projektit ovat monimutkaisia, ja projektipäällikön rooli on keskeinen.

Projektipäälliköltä edellytetään monenlaista osaamista, mutta mitä vaativampiin projekteihin siirrytään, sitä vähemmän tarvitaan syvää asiantuntijaosaamista yksittäisistä asioista. Vaativammissa projekteissa korostuvat yleinen johtamisosaaminen, liiketoiminnan tuntemus sekä hyvät vuorovaikutus- ja kielitaidot.

Kansainvälisissä it-hankkeissa on usein lisähaasteita, kuten suuri koko, kulttuurierot, kielimuurit sekä erilaiset lainsäädännöt ja logistiikka. Siksi ne epäonnistuvat keskimääräistä useammin. Gartnerin tutkimuksen mukaan yli puolet ERP-projekteista, joista monet ovat kansainvälisiä, ylittää budjetin tai aikataulun, tai ei täytä liiketoimintatavoitteitaan.

Vaikka tilastot eivät ole mairittelevia, selkeät tavoitteet, hyvä suunnittelu, tehokas viestintä ja ammattimainen projektinhallinta lisäävät merkittävästi kansainvälisen it-projektin onnistumisen todennäköisyyttä. Tässä blogissa pohdin muutoshallinnan ja viestinnän merkitystä projektipäällikön työssä kansainvälisissä hankkeissa.

Mitä muutoshallinta ja viestintä tarkoittavat?

Muutoshallintatermiä käytetään myös projektien teknisten tai sisällöllisten muutosten yhteydessä, mutta tässä yhteydessä tarkoitan sillä ihmisiin kohdistuvien muutosten hallintaa. Se on systemaattinen lähestymistapa, jolla organisaatio valmistautuu, tukee ja ohjaa yksilöitä, tiimejä ja organisaatioita muutoksen läpi. Tavoitteena on varmistaa, että muutokset toteutetaan hallitusti ja tuottavat toivotut tulokset.

Viestintä taas tarkoittaa tiedon jakamista ja vaihtamista eri osapuolten välillä. Tehokas viestintä varmistaa, että kaikki sidosryhmät ovat tietoisia projektin tavoitteista, aikatauluista ja vastuista, ja että väärinymmärrykset ja konfliktit vältetään.

Projektin liiketoiminnalliset hyödyt syntyvät vasta, kun uudet toimintaprosessit ja järjestelmät ovat tehokkaassa käytössä ja vanhoista on luovuttu. Hyvä muutoshallinta ja viestintä varmistavat, että uusi toimintamalli ja järjestelmä tuottavat toivotut hyödyt. Niiden seuraamiseen on omat mittarinsa.

Miten muutoshallinta ja viestintä toteutetaan it-projekteissa?

On tärkeää aloittaa muutoshallinnan ja viestinnän suunnittelu heti projektin alussa, koska jos ne huomioidaan vasta ongelmien ilmetessä, lopputulos ei välttämättä ole optimaalinen. Mitä laajemmasta it-projektista on kyse, sitä enemmän ne vaativat huomiota, suunnittelua ja panostusta. Suunnittelu lähtee siitä, että tunnistetaan kaikki projektin sidosryhmät ja analysoidaan heidän tarpeensa, odotuksensa ja mahdollinen muutosvastarinta.

Muutosjohtamista ei kannata nähdä erillisenä asiana, vaan integroida se saumattomasti osaksi projektin johtamista. Tässä muutamia käytännön vinkkejä kokeneilta projektipäälliköiltämme:

  • Laadi muutoshallinnan ja viestinnän suunnitelma: Määrittele tarkasti, kuka tekee mitä ja milloin. Varmista viestien saatavuus kaikilla projektin keskeisillä kielillä väärinymmärrysten välttämiseksi.
  • Hyödynnä kulttuurilähettiläitä: Valitse tiimiin henkilöitä, jotka tuntevat paikalliset kulttuurit ja voivat toimia välittäjinä.
  • Pidä säännöllisiä tilannepalavereita: Käy läpi projektin eteneminen, muutokset ja haasteet. Kuuntele osapuolia ja ylläpidä luottavaista asennetta.
  • Käytä visuaalisia apuvälineitä: Hyödynnä kaavioita ja infografiikoita selkeyttämään viestintää.
  • Tarjoa jatkuvaa koulutusta ja valmentavaa tukea: Varmista, että kaikilla on pääsy tarvittavaan koulutukseen ja tukeen koko projektin ajan.
  • Ota mukaan yrityksen oma viestintä: Tuota intranettiin tai projektin viestintäkanavaan sidosryhmien avainhenkilöiden haastatteluja tai tapahtumia projektilaisten elämästä.
  • Seuraa ja arvioi viestinnän tehokkuutta: Kerää palautetta ja tee tarvittavia muutoksia viestintäsuunnitelmaan.

Miten muutoshallinnan ja viestinnän osaaminen tunnistetaan?

Projektipäällikköä valittaessa on tärkeää varmistua kandidaatin muutoshallinnan ja viestinnän osaamisesta. Hänen aiemmat projektinsa ja referenssinsä kertovat toki osaamisesta, mutta on suositeltavaa selvittää osaamista ja toimintatyyliä tarkemmin, jotta varmistuu niiden sopivuudesta omaan organisaatioon ja toimintakulttuuriin.

Ansioluettelossa kerrottua tarkempaa tietoa saa, kun menee referensseihin syvemmälle ja tarkistaa esimerkiksi, mitä edelliset asiakkaat sanovat kandidaatin muutoshallinnan ja viestinnän taidoista. Haastattelussa tälle osa-alueelle kannattaa miettiä sopivia kysymyksiä. Esimerkiksi projektipäällikköä voi pyytää antamaan konkreettisia esimerkkejä siitä, miten hän on aiemmin hallinnut muutoksia ja viestinyt tehokkaasti projekteissaan. Miten hän on käsitellyt vastarintaa tai ratkaissut viestinnällisiä haasteita? Tai miten projektipäällikkö tunnistaa ja hallitsee sidosryhmiä? Millaisia kokemuksia tai oppeja projektipäälliköllä on eri kulttuurien kanssa toimimisesta? Pyytämällä esimerkkejä suunnitelmista, joita projektipäällikkö on tehnyt sidosryhmien sitouttamiseksi ja heidän tarpeidensa huomioimiseksi, saa hyvän käsityksen hänen osaamisestaan.

Huomionarvoista on myös, jos projektipäällikkö on erikseen kehittänyt tämän alueen osaamistaan koulutusten ja sertifiointien avulla. Tällä hetkellä suosittuja muutoshallinnan ja viestinnän menetelmiä ja sertifiointeja ovat esimerkiksi Prosci Change Management ja Certified Change Management Professional (CCMP). Nämä tarjoavat käytännönläheisiä työkaluja ja menetelmiä muutosten hallintaan. Myös projektihallinnan menetelmät, kuten Prince2, ja ketterät menetelmät, kuten SAFe, sisältävät näitä asioita, mutta eivät yhtä kattavasti kuin varsinaisesti muutoshallintaan ja viestintään keskittyneet menetelmät.

Referenssitarkistusten, huolellisen haastattelun ja koulutusten huomioimisen avulla asiakas voi saada riittävän käsityksen projektipäällikön muutoshallinnan ja viestinnän osaamisesta. Joskus paras ratkaisu on, että projektipäällikön tueksi resursoidaan muutoshallinnan ja viestinnän asiantuntija. Tärkeintä on, että tiimissä on osaaminen, jolla kansainvälinen it-projekti viedään onnistuneesti maaliin.

Millaista apua Nicosta on saatavilla?

Nicolla on kokeneita projektipäälliköitä, joilla on vahva osaaminen muutoshallinnassa ja viestinnässä. Lisäksi meillä on asiantuntijoita, jotka tukevat projektipäälliköitä näissä kriittisissä tehtävissä. Olemme keränneet kokemusta vaativista, kansainvälisistä projekteista. Meidän kanssamme voit suunnitella projektin resursointia ja roolituksia joustavasti tarpeidesi mukaan. Jos haluat lisätietoja tai tarvitset apua muutoshallinnassa ja viestinnässä, ota yhteyttä meihin!

Tarmo Antila
tarmo.antila@fujitsu.com

Lue seuraavaksi

- 4.8.2023

Scrum Master Mikaelille ihmiset tekevät projektin

Mikael Sibakovilla on vuosien kokemus lukuisista ohjelmistoprojekteista, joita hän on vetänyt perheyrityksessä. HSL:n lipputilihankkeen ohjelmistoprojekti on kuitenkin Mikaelille ensimmäinen kokemuksensa Scrum Masterina. Nicon emoyhtiön Fujitsun...

- 12.7.2023

Taitava Scrum Master otti kahden tiimin vetovastuun globaalissa yrityksessä

Anna Petursson on asunut Suomessa pari vuotta ja hän on työsuhteessa Nicossa. Hän työskentelee parhaillaan Scrum Masterina Metsolla, vuokratyösuhteessa Metso IT:n palveluksessa. Hänen työnsä on...

- 17.3.2023

Sami Ripatti hallitsee arkkitehtuurin ja osaa haastaa toimittajien teknologiaratkaisut

Teknisenä projektipäällikkönä Patentti- ja rekisterihallituksella (PRH) työskentelevän Sami Ripatin on helppo hymyillä, sillä neljän projektin samanaikainen käyttöönotto on sujunut mallikkaasti. Asiakkaat voivat jatkossa maksaa useamman...

- 25.9.2024

Teija Sirko on aina askeleen edellä ja pitää muutosmatkan elossa

Uuden myynnin työkalun käyttöönotto on merkittävä askel yrityksen kehityksessä, ja taitavan konsultin avulla tästä muutosmatkasta voi tulla menestystarina. Teija Sirko-Leväaholla on mairitteleva ura it-myynnin, digitaalisen...

- 5.9.2024

Kansainvälisen projektijohtamisen haasteet ja onnistumiset: Changli Liu kertoo kokemuksistaan

Changli Liu on kartuttanut syvällistä kokemusta ja näkemystä kansainvälisistä it-projekteista, jotka vaativat taitavaa johtamista, tehokasta viestintää ja yhteistyötä. Hän on saavuttanut merkittävää menestystä ja saanut...

- 6.8.2024

Virva Lehtola luotsaa tiimiä luottamuksella ja antaa huumorin kukkia

Projektipäällikkö Virva Lehtolan johtamistyylissä korostuvat selkeät vastuut ja luottamus. Hän uskoo huumorin voimaan yhteishengen rakentajana ja sen merkitykseen hektisessä työssä jaksamisessa. ”Projektin alkaessa on tärkeää...

- 31.7.2024

Maarit Meskanen: Scrum-menetelmien käyttö on hyvin palkitsevaa

Projektit tehdään nopeasti ja ketterästi aina kun mahdollista, kun Maarit Meskanen vetää projektia. Maarit on kokenut projektipäällikkö, joka on soveltanut Scrum-menetelmiä menestyksekkäästi useissa projekteissa, erityisesti...

- 25.4.2024

Johanna Pilsari: ”Osaava ulkoinen konsultti on tervetullut vahvistus”

Pitkän uran it-alalla tehnyt Johanna Pilsari on päässyt katselemaan it-maailmaa molemmilta puolilta pöytää: niin asiakkaan edustajana kuin palveluntarjoajanakin. Johanna siirtyi aikanaan toimittajalta ulkoiseksi konsultiksi, koska...

- 8.4.2024

Mobiiliratkaisu digitalisoi hoitotyötä – Antero Vänskä veti kehitysprojektin maaliin

Mobiilisovellukset ovat nousseet tärkeään asemaan terveydenhuollossa. Antero Vänskä veti projektin, jossa hoitotyössä auttavasta Mobi-ratkaisusta kehitettiin versio 2.0. Moni meistä on saattanut hämmästellä, kun hoitaja kesken...

- 28.2.2024

Azure DevOps hioo softakehitysprosessin huippuunsa

Syvällisesti softakehityksen koukerot tunteva ja kokenut tekninen projektipäällikkö Risto Aarnio-Toivanen vetää projektia, jossa ohjelmistotalon toimintamallia ja -kulttuuria yhdenmukaistetaan. Monia teknisiä uudistus- ja muutoshankkeita vetänyt Risto...

- 11.12.2023

Kokenut projektijohtaja konsultoi bisnestä muutoksessa

Ron Bossen on nähnyt, kuinka organisaatioissa muutoksen läpivienti on haastavaa ja miten it:stä on tullut muutokseen pakottava voima. Yksi hänen oman uransa huippuhetkistä oli viiden...

- 8.11.2023

Terveydenhuollon asiakkuudet sekä työn vapaus toivat kokeneen IT-asiantuntijan Nicolle

Tarja Herttuainen on hakenut urallaan laajojen kokonaisuuksien ymmärtämistä – asioiden tarkastelua eri näkökulmista samalla omaa osaamista kasvattamalla. Monipuolisen kokemuspohjan on luonut työ usealla eri työnantajalla...

- 4.8.2023

Scrum Master Mikaelille ihmiset tekevät projektin

Mikael Sibakovilla on vuosien kokemus lukuisista ohjelmistoprojekteista, joita hän on vetänyt perheyrityksessä. HSL:n lipputilihankkeen ohjelmistoprojekti on kuitenkin Mikaelille ensimmäinen kokemuksensa Scrum Masterina. Nicon emoyhtiön Fujitsun...

- 12.7.2023

Taitava Scrum Master otti kahden tiimin vetovastuun globaalissa yrityksessä

Anna Petursson on asunut Suomessa pari vuotta ja hän on työsuhteessa Nicossa. Hän työskentelee parhaillaan Scrum Masterina Metsolla, vuokratyösuhteessa Metso IT:n palveluksessa. Hänen työnsä on...

- 17.3.2023

Sami Ripatti hallitsee arkkitehtuurin ja osaa haastaa toimittajien teknologiaratkaisut

Teknisenä projektipäällikkönä Patentti- ja rekisterihallituksella (PRH) työskentelevän Sami Ripatin on helppo hymyillä, sillä neljän projektin samanaikainen käyttöönotto on sujunut mallikkaasti. Asiakkaat voivat jatkossa maksaa useamman...

- 25.9.2024

Teija Sirko on aina askeleen edellä ja pitää muutosmatkan elossa

Uuden myynnin työkalun käyttöönotto on merkittävä askel yrityksen kehityksessä, ja taitavan konsultin avulla tästä muutosmatkasta voi tulla menestystarina. Teija Sirko-Leväaholla on mairitteleva ura it-myynnin, digitaalisen...

- 5.9.2024

Kansainvälisen projektijohtamisen haasteet ja onnistumiset: Changli Liu kertoo kokemuksistaan

Changli Liu on kartuttanut syvällistä kokemusta ja näkemystä kansainvälisistä it-projekteista, jotka vaativat taitavaa johtamista, tehokasta viestintää ja yhteistyötä. Hän on saavuttanut merkittävää menestystä ja saanut...

- 6.8.2024

Virva Lehtola luotsaa tiimiä luottamuksella ja antaa huumorin kukkia

Projektipäällikkö Virva Lehtolan johtamistyylissä korostuvat selkeät vastuut ja luottamus. Hän uskoo huumorin voimaan yhteishengen rakentajana ja sen merkitykseen hektisessä työssä jaksamisessa. ”Projektin alkaessa on tärkeää...

Tilaa asiakaskirje