Onnistuminen kansainvälisissä it-projekteissa vaatii vahvaa muutoshallinnan ja viestinnän osaamista
”Meillä on tarve projektipäällikölle, jolla on kokemusta onnistuneiden kansainvälisten it-hankkeiden vetämisestä.” Tämä yksinkertainen osaajatarve on yksi it-alan vaativimmista tehtävistä. Kansainväliset it-projektit ovat monimutkaisia, ja projektipäällikön rooli on keskeinen.
Projektipäälliköltä edellytetään monenlaista osaamista, mutta mitä vaativampiin projekteihin siirrytään, sitä vähemmän tarvitaan syvää asiantuntijaosaamista yksittäisistä asioista. Vaativammissa projekteissa korostuvat yleinen johtamisosaaminen, liiketoiminnan tuntemus sekä hyvät vuorovaikutus- ja kielitaidot.
Kansainvälisissä it-hankkeissa on usein lisähaasteita, kuten suuri koko, kulttuurierot, kielimuurit sekä erilaiset lainsäädännöt ja logistiikka. Siksi ne epäonnistuvat keskimääräistä useammin. Gartnerin tutkimuksen mukaan yli puolet ERP-projekteista, joista monet ovat kansainvälisiä, ylittää budjetin tai aikataulun, tai ei täytä liiketoimintatavoitteitaan.
Vaikka tilastot eivät ole mairittelevia, selkeät tavoitteet, hyvä suunnittelu, tehokas viestintä ja ammattimainen projektinhallinta lisäävät merkittävästi kansainvälisen it-projektin onnistumisen todennäköisyyttä. Tässä blogissa pohdin muutoshallinnan ja viestinnän merkitystä projektipäällikön työssä kansainvälisissä hankkeissa.
Mitä muutoshallinta ja viestintä tarkoittavat?
Muutoshallintatermiä käytetään myös projektien teknisten tai sisällöllisten muutosten yhteydessä, mutta tässä yhteydessä tarkoitan sillä ihmisiin kohdistuvien muutosten hallintaa. Se on systemaattinen lähestymistapa, jolla organisaatio valmistautuu, tukee ja ohjaa yksilöitä, tiimejä ja organisaatioita muutoksen läpi. Tavoitteena on varmistaa, että muutokset toteutetaan hallitusti ja tuottavat toivotut tulokset.
Viestintä taas tarkoittaa tiedon jakamista ja vaihtamista eri osapuolten välillä. Tehokas viestintä varmistaa, että kaikki sidosryhmät ovat tietoisia projektin tavoitteista, aikatauluista ja vastuista, ja että väärinymmärrykset ja konfliktit vältetään.
Projektin liiketoiminnalliset hyödyt syntyvät vasta, kun uudet toimintaprosessit ja järjestelmät ovat tehokkaassa käytössä ja vanhoista on luovuttu. Hyvä muutoshallinta ja viestintä varmistavat, että uusi toimintamalli ja järjestelmä tuottavat toivotut hyödyt. Niiden seuraamiseen on omat mittarinsa.
Miten muutoshallinta ja viestintä toteutetaan it-projekteissa?
On tärkeää aloittaa muutoshallinnan ja viestinnän suunnittelu heti projektin alussa, koska jos ne huomioidaan vasta ongelmien ilmetessä, lopputulos ei välttämättä ole optimaalinen. Mitä laajemmasta it-projektista on kyse, sitä enemmän ne vaativat huomiota, suunnittelua ja panostusta. Suunnittelu lähtee siitä, että tunnistetaan kaikki projektin sidosryhmät ja analysoidaan heidän tarpeensa, odotuksensa ja mahdollinen muutosvastarinta.
Muutosjohtamista ei kannata nähdä erillisenä asiana, vaan integroida se saumattomasti osaksi projektin johtamista. Tässä muutamia käytännön vinkkejä kokeneilta projektipäälliköiltämme:
- Laadi muutoshallinnan ja viestinnän suunnitelma: Määrittele tarkasti, kuka tekee mitä ja milloin. Varmista viestien saatavuus kaikilla projektin keskeisillä kielillä väärinymmärrysten välttämiseksi.
- Hyödynnä kulttuurilähettiläitä: Valitse tiimiin henkilöitä, jotka tuntevat paikalliset kulttuurit ja voivat toimia välittäjinä.
- Pidä säännöllisiä tilannepalavereita: Käy läpi projektin eteneminen, muutokset ja haasteet. Kuuntele osapuolia ja ylläpidä luottavaista asennetta.
- Käytä visuaalisia apuvälineitä: Hyödynnä kaavioita ja infografiikoita selkeyttämään viestintää.
- Tarjoa jatkuvaa koulutusta ja valmentavaa tukea: Varmista, että kaikilla on pääsy tarvittavaan koulutukseen ja tukeen koko projektin ajan.
- Ota mukaan yrityksen oma viestintä: Tuota intranettiin tai projektin viestintäkanavaan sidosryhmien avainhenkilöiden haastatteluja tai tapahtumia projektilaisten elämästä.
- Seuraa ja arvioi viestinnän tehokkuutta: Kerää palautetta ja tee tarvittavia muutoksia viestintäsuunnitelmaan.
Miten muutoshallinnan ja viestinnän osaaminen tunnistetaan?
Projektipäällikköä valittaessa on tärkeää varmistua kandidaatin muutoshallinnan ja viestinnän osaamisesta. Hänen aiemmat projektinsa ja referenssinsä kertovat toki osaamisesta, mutta on suositeltavaa selvittää osaamista ja toimintatyyliä tarkemmin, jotta varmistuu niiden sopivuudesta omaan organisaatioon ja toimintakulttuuriin.
Ansioluettelossa kerrottua tarkempaa tietoa saa, kun menee referensseihin syvemmälle ja tarkistaa esimerkiksi, mitä edelliset asiakkaat sanovat kandidaatin muutoshallinnan ja viestinnän taidoista. Haastattelussa tälle osa-alueelle kannattaa miettiä sopivia kysymyksiä. Esimerkiksi projektipäällikköä voi pyytää antamaan konkreettisia esimerkkejä siitä, miten hän on aiemmin hallinnut muutoksia ja viestinyt tehokkaasti projekteissaan. Miten hän on käsitellyt vastarintaa tai ratkaissut viestinnällisiä haasteita? Tai miten projektipäällikkö tunnistaa ja hallitsee sidosryhmiä? Millaisia kokemuksia tai oppeja projektipäälliköllä on eri kulttuurien kanssa toimimisesta? Pyytämällä esimerkkejä suunnitelmista, joita projektipäällikkö on tehnyt sidosryhmien sitouttamiseksi ja heidän tarpeidensa huomioimiseksi, saa hyvän käsityksen hänen osaamisestaan.
Huomionarvoista on myös, jos projektipäällikkö on erikseen kehittänyt tämän alueen osaamistaan koulutusten ja sertifiointien avulla. Tällä hetkellä suosittuja muutoshallinnan ja viestinnän menetelmiä ja sertifiointeja ovat esimerkiksi Prosci Change Management ja Certified Change Management Professional (CCMP). Nämä tarjoavat käytännönläheisiä työkaluja ja menetelmiä muutosten hallintaan. Myös projektihallinnan menetelmät, kuten Prince2, ja ketterät menetelmät, kuten SAFe, sisältävät näitä asioita, mutta eivät yhtä kattavasti kuin varsinaisesti muutoshallintaan ja viestintään keskittyneet menetelmät.
Referenssitarkistusten, huolellisen haastattelun ja koulutusten huomioimisen avulla asiakas voi saada riittävän käsityksen projektipäällikön muutoshallinnan ja viestinnän osaamisesta. Joskus paras ratkaisu on, että projektipäällikön tueksi resursoidaan muutoshallinnan ja viestinnän asiantuntija. Tärkeintä on, että tiimissä on osaaminen, jolla kansainvälinen it-projekti viedään onnistuneesti maaliin.
Millaista apua Nicosta on saatavilla?
Nicolla on kokeneita projektipäälliköitä, joilla on vahva osaaminen muutoshallinnassa ja viestinnässä. Lisäksi meillä on asiantuntijoita, jotka tukevat projektipäälliköitä näissä kriittisissä tehtävissä. Olemme keränneet kokemusta vaativista, kansainvälisistä projekteista. Meidän kanssamme voit suunnitella projektin resursointia ja roolituksia joustavasti tarpeidesi mukaan. Jos haluat lisätietoja tai tarvitset apua muutoshallinnassa ja viestinnässä, ota yhteyttä meihin!
Tarmo Antila
tarmo.antila@fujitsu.com
