Kokenut projektijohtaja konsultoi bisnestä muutoksessa
Ron Bossen on nähnyt, kuinka organisaatioissa muutoksen läpivienti on haastavaa ja miten it:stä on tullut muutokseen pakottava voima. Yksi hänen oman uransa huippuhetkistä oli viiden vuoden projektitoimistohanke, PMO.
Aiemmin it-projektit herättivät ihmisissä paljon tunteita ja vastarintaa, sillä he eivät pitäneet projektin mukanaan tuomista muutoksista. Sittemmin ihmiset ovat alkaneet ymmärtää, että on tärkeä muuttua, jotta pysyy kilpailukykyisenä.
Tämä muutos ihmisten suhtautumisessa on helpottanut it-hankkeiden toteutusta sanoo Denveristä Suomeen 1995 kotiutunut Ron Bossen. Hän tietää mistä puhuu, sillä 30-vuotisella it-urallaan hän on viimeiset kymmenen vuotta vastannut PMO:n ja projektisalkunhallinnan kehitysprojektien johtamisesta.
Projektijohtajana Ron on vaihtanut sujuvasti markkinoinnista ja verkkokaupasta teollisuuden puolelle ja edelleen kaasu- ja öljybisnekseen ja takaisin teollisuuteen. Yksi asiakkaista vei miehen peräti kuudeksi vuodeksi, joista viisi kului uuden yrityksen PMO:n parissa.
Projektin luonne muuttui, kun toiminto yhtiöitettiin
Kesäkuussa 2017 Ron aloitti datakeskuksen ja infrastruktuuripalvelujen kehitysprojektin, joka alkoi yllättävästi.
”Olin ollut töissä kaksi viikkoa ja heti tapaamisemme jälkeen CIO soitti ja pyysi kiireellisesti keskeyttämään kaikki käynnissä olevat työt. Aluksi luulin, että kyseessä oli vitsi, mutta niin ei ollut”, kertoo Ron.
Puhelinkeskustelun aikana Ron sai CIO:lta operatiivisen vastuun, sillä yritykselle tuli akuutti tarve taata ja varmistaa infrastruktuuripalvelujen toimivuus ja jatkuvuus. Aikataulu oli tiukka eikä virheisiin ollut varaa. Ron sai asiakkaan ja Fujitsun tiimin toimimaan tiiviisti yhdessä, ja muutaman kuukauden mittainen hanke vietiin maaliin mallikkaasti.
Ei mennyt kuin reilut kolmisen kuukautta, kun Ron joutui taas yllätetyksi. Liiketoiminta myytiin ja Ron siirtyi kaupan mukana uuteen yritykseen, jonka johto päätti, että sääntökirja, standardit, käytännöt ja menetelmät heitetään ikkunasta ulos. Ron sai tehtäväkseen rakentaa yritykselle projektitoimisto, PMO.
“Sain määritellä PMO:n roolin ja luoda prosessit ja menettelytavat puhtaalta pöydältä. Tein yhteensä 46 ratkaisuehdotusta, joista yli puolet hyväksyttiin”, sanoo Ron hiukkasen ylpeyttäkin äänessään, sillä onhan saavutus melkoinen.
Projektitoimintojen yhtenäistäminen ja PMO:n perustaminen mahdollistivat sen, että johto pystyi seuraamaan kaikkia projekteja ja niihin saatiin mukaan eri henkilöitä tuomaan omia näkemyksiään.
”It-johtajilla oli erittäin tärkeä rooli kehittämisessä. Hallintomallin lisäksi rakensimme tapahtumien- ja muutoshallinnan, ServiceDeskin ja muut keskeiset toiminnot uudelleen”, kuvaa Ron.
Liiketoiminta ohjaa it:tä
”Business drives IT, if you think the opposite, you are in trouble,” sanoo Ron. Hän korostaa, että tänä päivänä liiketoiminta odottaa PMO:n vetäjän esittävän liiketoiminnalle ratkaisuvaihtoehtoja. Projektijohtaja ei ole tekninen osaaja, vaan neuvonantaja.
IT:n tärkeys liiketoiminnalle heijastuu siihen, että hankkeille on helpompi saada budjetti. Palveluiden selkeämpien hinnoittelumallien ansiosta myös budjetointi sujuu vaivattomammin, vaikka ihmiset saattavat aina kiistellä investoinnin suuruudesta.
Se, miten it-hankkeet organisoidaan rakenteellisesti, ei ole Ronin mukaan juurikaan muuttunut, ja vaikka menetelmät eroavat toisistaan, ne ovat vain erilaisia tapoja päästä samaan liiketoiminnan asettamaan tavoitteeseen.
Asia mihin Ron törmää jatkuvasti on se, että sadat työkalut ovat syrjäyttäneet Microsoft Projectin projektityöskentelyn standardina. Jokainen asiakas on tehnyt omat valintansa. Yksi liiketoiminnalle kuuma aihe on se, miten tekoälyä voisi hyödyntää projektissa.
Ron tekee töitä pääasiassa kotoa käsin ja hän toteaa, että johtamistaidoilla ja viestinnällä on iso merkitys projektin onnistumisessa. Työkalut, kuten Teams ja Meet, tekevät viestinnästä helpompaa.
”Viestimme yhä enemmän kirjoittamalla, mutta tekstistä ei aina välity se, mitä joku todella tuntee. Kirjoitettu viesti on myös helppo tulkita väärin. On tärkeää, että jatkamme suoraa kommunikointia toistemme kanssa. Erityisesti herkkiä aiheita käsiteltäessä pyrin aina soittamaan ensin”, Ron huomauttaa.
”Olemme siirtymässä modernille aikakaudelle, jossa tekoälyllä on potentiaalia korvata joitakin perinteisesti ihmisten hoitamia tehtäviä. Tekoäly on yksi monista työkaluista, joita käytämme halutun lopputuloksen saavuttamiseksi. Lopulta kuitenkin kyse on ihmisistä, ja projekti on yhtä kuin ihmiset”, Ron painottaa.
It-alan tutkinnon suoritettuaan Ron työskenteli Yhdysvaltojen armeijan leivissä Stuttgartissa, jossa hän myös tapasi tulevan vaimonsa. Sittemmin hänelle on kertynyt kokemusta eri toimialoista ja hän toteaakin vain pk-yritysten maailman olevan hänelle tuntematon. Nicolla Ron on työskennellyt vuodesta 2013 ja valtaosa hänen toimeksiannoistaan on ollut useamman vuoden mittaisia. Hän nauttii työstään, koska oppii jatkuvasti uutta.
Jos mietit, millaista on työskennellä Nicossa, lue lisää tästä.
